[To jest artykuł sponsorowany przez Microsoft Malezja.]

Jest wiele rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, jeśli chodzi o prowadzenie firmy, takich jak posiadanie solidnego biznesplanu, marketing i zrozumienie swoich klientów.

Równie ważne jest również niezawodne rozwiązanie w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego. Wynika to z faktu, że liczba ataków cybernetycznych wzrosła o 238% od początku pandemii.

Obecnie dostępne są narzędzia, które nie tylko pomagają zwiększyć produktywność, ale także zabezpieczyć firmę przed cyberprzestępcami. Przykładem może być Microsoft 365 – linia narzędzi subskrypcyjnych oferowanych przez Microsoft, która obejmuje pakiet Microsoft Office oraz szereg funkcji ochrony przed cyberprzestępczością.

Oto kilka innych aspektów biznesowych, których malezyjskie MŚP nie powinny pominąć, jeśli chcą wzmocnić swoje działania w celu skalowania, a także sposób, w jaki Microsoft 365 usprawnia te praktyki.

1. Integracja oprogramowania i aplikacji

Posiadanie wielu programów otwartych w tym samym czasie na laptopie jest podobne do posiadania wielu kart otwartych w przeglądarce.

Sprawia to wrażenie, że jesteś bardzo produktywny i zajęty, ale może maskować prawdopodobny fakt, że dochodzi do niepotrzebnego marnowania czasu i rozpraszania uwagi.

Płynne przechodzenie między laptopem a telefonem / Image Credit: Microsoft Malaysia

Problem z przeskakiwaniem z programu do programu nie polega tylko na tym, jak bardzo obciążające może to być dla urządzenia, ale także na tym, że nie każdy jest stworzony do pracy wielozadaniowej.

W przypadku czegoś takiego jak Microsoft Teams użytkownicy mogą bezproblemowo otwierać dokumenty Worda, arkusze Excela, a nawet slajdy PowerPointa bez konieczności uruchamiania poszczególnych programów.

Co więcej, korzystanie z usług w chmurze pozwala firmom nie tylko obniżyć koszty sprzętu, ale także zwiększyć wydajność pracy nawet o 40%.

Oprogramowanie dostępne w ramach usługi Microsoft 365 / Image Credit: Microsoft Malaysia

2. Współpraca wewnętrzna i zewnętrzna

Nieustannie stawiamy czoła wyzwaniom związanym z naszym sposobem pracy. Środowisko pracy wciąż ewoluuje i dostosowuje się do aktualnego krajobrazu.

Niektóre firmy zdecydowały się na powrót do fizycznego biura, inne całkowicie z niego zrezygnowały i postanowiły, że wszyscy będą pracować w domu lub zdalnie. Pozostałe zdecydowały się na wdrożenie hybrydowego środowiska pracy.

Niezależnie od tego, najważniejsze dla firm jest utrzymanie środowiska współpracy w trybie online lub offline, a także jego usprawnienie, tak aby operacje były wydajne i dokładne.

Współpraca ma kluczowe znaczenie w dzisiejszym środowisku biznesowym / Image Credit: Microsoft Malaysia

Na przykład, gdy nasza firma kręciła film zdalnie, zespół korzystał z udostępnionego dokumentu, aby komunikować się ze sobą za kulisami w czasie rzeczywistym.

Dzięki Microsoft 365 nad udostępnionymi dokumentami można pracować w tym samym czasie, co zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów i nieporozumień. Eliminuje to również konieczność przesyłania tego samego pliku roboczego tam i z powrotem tylko po to, by wprowadzić drobne zmiany.

Ponadto użytkownicy mogą zostawiać komentarze bezpośrednio w dokumencie, co usprawnia i przyspiesza cały proces edycji, a jednocześnie zmniejsza prawdopodobieństwo przeoczenia uwag.

Microsoft Teams pozwala dzielić tematy na wątki / Image Credit: Microsoft Malaysia

Korzystając z Microsoft Teams, który jest dołączony do Microsoft 365, łatwiej jest śledzić dyskusje, ponieważ można tworzyć wątki specjalnie dla danego tematu.wane tematy, zamiast tworzyć osobne czaty grupowe.

Jeśli chodzi o komunikację z dostawcami, klientami lub innymi osobami trzecimi, chciałbyś mieć podobną łatwość dostępu do udostępniania niezbędnych dokumentów.

Fakt, że dokumenty firmy Microsoft są przechowywane w chmurze, upraszcza współpracę, ponieważ pliki można udostępniać z dowolnego urządzenia i uzyskiwać do nich dostęp za pomocą łącza. Nie wspominając o tym, że wszystko to odbywa się w bezpieczny sposób, co prowadzi nas do następnego punktu.

3. Ochrona danych

W dzisiejszych czasach przesyłanie danych jest dla nas czymś oczywistym. Przesyłamy łącza, pliki i inne dane za pośrednictwem takich platform, jak aplikacje do czatowania i magazyny w chmurze, ponieważ jest to pozornie i zwodniczo łatwe.

Problem polega na tym, że nie każda platforma ma niezawodne protokoły bezpieczeństwa, a my nie zawsze dokładamy należytej staranności, zanim z nich skorzystamy.

Byłoby to w porządku, gdyby przesyłanie danych ograniczało się na przykład do wysyłania memów do kolegów, ale co się dzieje, gdy przesyłamy pliki firmowe, które są objęte ochroną osobistą i mogą mieć wpływ na interesariuszy firmy?

W takim przypadku warto świadomie wybrać platformę, na której można polegać.

Microsoft 365 rozwiązuje problem słabych punktów w ochronie danych za pomocą szeregu funkcji zabezpieczeń.

Na początek 91% wszystkich cyberataków rozpoczyna się od wiadomości phishingowej, którą można odfiltrować za pomocą filtra Phishing i Malware. Jeśli nazwa użytkownika i jego hasło zostały naruszone, dostępne jest uwierzytelnianie wieloczynnikowe, z których jedno wymaga wprowadzenia unikatowego kodu jednorazowego w celu zalogowania się na konto.

Jeśli intruzowi uda się ominąć uwierzytelnianie wieloczynnikowe, pozostaje jeszcze dostęp warunkowy, który stosuje określone zasady wobec wybranych użytkowników, zapewniając im od początku dostęp tylko do określonych informacji.

Rozwiązanie to szyfruje również pliki i dane, wykorzystuje program Microsoft Defender do eliminowania zagrożeń związanych z biznesową pocztą elektroniczną, oprogramowaniem ransomware i zaawansowanym złośliwym oprogramowaniem, a także wiele innych. Więcej informacji na temat funkcji zabezpieczeń w usłudze Microsoft 365 można znaleźć w poniższym filmie:

Jeśli chodzi o ochronę danych, lepiej być bezpiecznym niż żałować.

4. Zarządzanie kosztami

Nie jest niczym niezwykłym, że firmy polegają na różnych platformach do określonych celów, ponieważ żaden pakiet nie ma oprogramowania do każdego przypadku użycia.

Nierozsądne byłoby jednak subskrybowanie przez firmy wielu usług oprogramowania do obsługi list płac, kadr, zarządzania urlopami i generowania odcinków wypłat, ponieważ wszystkie one należą do tej samej kategorii.

Sensowniej jest skonsolidować i zoptymalizować wszystkie te usługi za jednym razem. W ten sam sposób chcesz ograniczyć liczbę narzędzi operacyjnych używanych przez Twoją firmę.

Usługa Microsoft 365 łączy wszystkie niezbędne usługi biurowe w jeden wygodny pakiet, pozwalając zaoszczędzić więcej pieniędzy w dłuższej perspektywie.

Ułatwia to także śledzenie aktualizacji oprogramowania i wydatków firmy w przypadku zmiany cen.

Image Credit: Microsoft 365

Dzięki modelowi subskrypcji, takiemu jak w przypadku Microsoft 365, firma musi jedynie dokonywać miesięcznych opłat za konkretnego użytkownika, w przeciwieństwie do płacenia za oprogramowanie w modelu płatności jednorazowej.

Jeśli użytkownik odejdzie z firmy, będzie to znacznie

łatwiejsze anulowanie subskrypcji.

-//-

Każdy dobry przedsiębiorca, który rozumie podstawy prowadzenia firmy, już wie o tym, co powyżej.

Ważne jest jednak, aby okresowo przeglądać i weryfikować sposób zarządzania i działania, ponieważ wraz z rozwojem i wzrostem firmy zmieniają się jej potrzeby.

Dobrze jest więc dokonać podsumowania i przypomnieć sobie o tych aspektach działalności. Microsoft 365 to narzędzie, które może rozwiązać niektóre z tych problemów, jeśli będziemy wiedzieć, jak w pełni wykorzystać jego możliwości.

Usługa ta jest dostępna w różnych planach, w tym Microsoft 365 Business Basic, Standard i Premium, które oferują różne rozwiązania dopasowane do potrzeb biznesowych.

Osoby, które chciałyby uzyskać więcej informacji, mogą odwiedzić oficjalną stronę internetową lub skontaktować się z panią Tan Shuh Hun, kierownikiem ds. sprzedaży dla małych i średnich przedsiębiorstw w Microsoft (Malaysia) Sdn Bhd, lub zadzwonić pod numer +6012-2927928

.

  • Tutaj dowiesz się więcej o usłudze Microsoft 365 dla firm.
  • Więcej informacji na temat usługi Microsoft 365 dla małych i średnich przedsiębiorstw można znaleźć tutaj.

Obrazek na ilustracji obok: Microsoft Malezja


Czytaj dalej: https://vulcanpost.com/784331/microsoft-365-sme-productivity-collaboration-tools-cybersecurity/